W biznesie często potrzebujemy przyspieszyć rozmowy i transakcje z klientami.Ale niektórych skrótów konwersacyjnych po prostu nie należy używać.

Dzięki tekstowi akronimy i skróty są dziś bardziej powszechne niż kiedykolwiek.Prawie zawsze szukamy skrótu, niezależnie od tego, czy wysyłamy e-maile, czatujemy online, rozmawiamy z klientami czy wysyłamy do nich SMS-y.

Używanie skróconego języka wiąże się jednak z zagrożeniami: w wielu przypadkach klienci i współpracownicy mogą nie zrozumieć krótszej wersji, co powoduje nieporozumienia w komunikacji i utratę okazji do stworzenia wspaniałego doświadczenia.Klienci mogą mieć wrażenie, że mówisz nad nimi, pod nimi lub wokół nich.

Na poziomie biznesowym „rozmowa tekstowa” wydaje się nieprofesjonalna w niemal każdej sytuacji poza przyjacielskimi przekomarzaniami przez telefon komórkowy.

W rzeczywistości źle napisana komunikacja z klientami i współpracownikami może nawet zagrozić karierze, jak wykazało badanie Centrum Innowacji Talentów (CTI).(Uwaga: jeśli musisz użyć akronimów, poprzednie zdanie jest przykładem, jak to zrobić dobrze. Przy pierwszej wzmiance odnieś się do pełnego imienia i nazwiska, umieść je jako akronim w nawiasie i używaj akronimu w pozostałej części pisemnej wiadomości.)

Jeśli więc chodzi o komunikację z klientami za pośrednictwem dowolnego kanału cyfrowego, oto czego należy unikać:

Ściśle rozmowa tekstowa

Wraz z ewolucją urządzeń mobilnych i wiadomości tekstowych pojawiło się wiele tak zwanych słów.W słowniku Oxford English Dictionary rozpoznano kilka popularnych skrótów tekstowych, takich jak LOL i OMG.Nie oznacza to jednak, że nadają się do celów komunikacji biznesowej.

Unikaj najczęściej używanych skrótów w komunikacji elektronicznej:

• BTW – „Swoją drogą”
• LOL – „Śmiać się głośno”
• U – „Ty”
• OMG – „O mój Boże”
• THX – „Dzięki”

Uwaga: ponieważ do Twojej wiadomości istniało w komunikacji biznesowej na długo przed wiadomościami tekstowymi, w większości przypadków jest to nadal akceptowalne.Poza tym po prostu napisz, co naprawdę chcesz powiedzieć.

Niejednoznaczne określenia

Powiedz lub napisz JAK NAJSZYBCIEJ, a 99% ludzi zrozumie, że masz na myśli „tak szybko, jak to możliwe”.Choć jego znaczenie jest powszechnie rozumiane, w rzeczywistości oznacza ono bardzo niewiele.Opinia jednej osoby na temat ASAP prawie zawsze różni się od opinii osoby ją obiecującej.Klienci zawsze oczekują, że ASAP będzie szybszy niż to, co możesz dostarczyć.

To samo dotyczy EOD (koniec dnia).Twój dzień może zakończyć się znacznie wcześniej niż dzień klienta.

Dlatego należy unikać ASAP, EOD i innych niejednoznacznych akronimów: NLT (nie później niż) i LMK (daj mi znać).

Żargon firmowy i branżowy

„ASP” (średnia cena sprzedaży) może być tak samo popularna w Twoim miejscu pracy, jak słowa „przerwa na lunch”.Ale prawdopodobnie nie ma to większego znaczenia dla klientów.Wszelkie powszechnie stosowane żargony i skróty — od opisów produktów po agencje nadzoru rządowego — są często obce klientom.

Unikaj używania żargonu podczas mówienia.Kiedy jednak piszesz, możesz przestrzegać zasady, o której wspomnieliśmy powyżej: przeliteruj to za pierwszym razem, umieść skrót w nawiasie i użyj skrótu, gdy będzie mowa później.

Co robić

Język skrótów — skróty, akronimy i żargon — w wiadomościach tekstowych i e-mailach jest OK w ograniczonej liczbie sytuacji.Pamiętaj tylko o tych wskazówkach:

Napisz tylko to, co powiedziałbyś na głos.Czy przekląłbyś, powiedział LOL lub podzielił się czymś poufnym lub osobistym ze współpracownikami lub klientami?Prawdopodobnie nie.Dlatego też trzymaj te rzeczy z daleka od pisemnej komunikacji zawodowej.

Uważaj na swój ton.Możesz przyjaźnić się z klientami, ale prawdopodobnie nie jesteś przyjaciółmi, więc nie komunikuj się tak, jak ze starym kumplem.Ponadto komunikacja biznesowa powinna zawsze brzmieć profesjonalnie, nawet jeśli odbywa się między przyjaciółmi.

Nie bój się zadzwonić.Pomysł na SMS-y i, w większości przypadków, e-maile?Zwięzłość.Jeśli chcesz przekazać więcej niż jedną myśl lub kilka zdań, prawdopodobnie powinieneś zadzwonić.

Ustaw oczekiwania.Poinformuj klientów, kiedy mogą spodziewać się od Ciebie odpowiedzi w formie SMS-ów i e-maili (tzn. czy będziesz odpowiadać w weekendy, czy po godzinach pracy?).

Skopiuj z zasobów internetowych